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Entrar em contato com a gente na nossa loja caso necessário tirar qualquer outra dúvida antes do nosso aluno Ok então é isso vamos ao nosso vídeo Vamos criar agora uma planilha para controle de Arquivo Morto Então hoje eu creio que a estrutura dela né você vai ter documentos configurações modelo e o dashboard então clicando neles aqui você vai acessar essas planilhas tá peixe bom a gente vai montar tudo isso no modelo eu quero mostrar o que eu tô querendo que eu tô pensando tá Então nesse modelo.
A gente vai ter essa estrutura onde nós iremos chamar de rua a prateleira esse conjunto de prateleiras né aqui o prédio vai ser uma dessas certo andar vai ser um desses aqui para você entender como é que você vai cadastrar essas informações dentro do seu Arquivo Morto tá E dentro dele você pode ter caixas caixa um caixa dois caixa três dentro de cada um dos andares também o intuito é você facilitar saber que caixa é essa quando foi colocada ali.
Quanto tempo que ela tá ali se ela tá em boas condições foi digitalizado ou não todo esse controle a gente vai ter principalmente saber onde é que tá esse arquivo depois para poder localizar tá então essa aqui seria uma das salas por exemplo vou voltar lá em documentos então aqui que a gente vai fazer o nosso controle principal em configurações a gente vai ter algumas configurações iniciais que eu vou criar então aqui primeiro eu vou colocar local do armazenamento lamento então aqui vai ter sala 1 Sala 2.
Esse aí por exemplo design tabela você vai colocar então o nome para ela ter local armazenamento simplesmente vai colocar um padrão nome para ela tá para ficar fácil saber ao que se refere tanto que se eu quiser chamar ela agora já fica até fácil posso chamar a tabela toda Ou posso jogar também somente um campo ali uma coluna e retornar toda a informação que em outras célula usar como fórmula então é por isso que a gente usa também vamos aumentar um pouquinho aqui contra o scroll para aumentar tipo de arquivo.
Tipo de arquivo isso aqui serve essas configurações para pessoa não acabar digitando coisas erradas coisas aleatórias avulsas então escrever sala um tudo junto sala 01 sala 001 e daí você vai ter essa várias sala azul todas dizendo a mesma coisa só que de forma diferente o que vai dar problema depois para gente por isso que a gente faz essa configuração desse jeito aqui então eu vou botar os tipos de arquivo pauta de reunião lista de presença por exemplo tá depois você vai vir aqui coloca os seus Sem.
Problema lista de presença de treinamentos é aqui recibo por exemplo tá de novo TPA vou marcar eles aqui minha tabela tem cabeçalhos vamos usar o mesmo formato que eu tenho ali têxtilda que acho que foi pronto e eu vou colocar o nome para ela também aqui p tipo T de tabela né tipo arquivo tipo arquivo muito bem e agora o lado eu vou colocar também estado de conservação estado de.
Conservação são lutar bom ou ruim ou danificado de novo marca tudo né ctrl shift certo para cima para selecionar aonde TTA vou marcar a minha tabela tem cabeçalhos de novo vou usar o mesmo formato de tabela prisão em tabela e estado estado pode ser testado tá então essas aqui são as configurações que nós temos agora eu vou criar uma listas a partir delas depois.
Então eu já posso deixar prontas essas listas para depois eu só chamar elas para isso eu tenho que fazer um nome definido para elas eu vou fazer assim igual selecionei aqui o nosso intervalo só os dados daquela coluna que eu quero vou dar um enter copiar então só esse paguei aqui você vai vir aqui em formas gerenciador de nomes definindo homem também pode ser gerenciador de nomes novo E nele você vai colocar então aqui por exemplo underline local armazenamento.
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E aqui embaixo refere-se a você vai colocar aquilo que a gente acabou de copiar ali do teu local tá então agora
Quando eu chamar underline local armazenamento ele vai aparecer fechar aqui igual underline local armazenamento da Winter Italy o local do armazenamento mesma coisa a gente vai fazer com tipo do arquivo igual selecionei tudo aqui copiei apaguei gerenciador de nomes novo underline tipo.Arquivo e refere-se a vou colar aqui então vou dar um ok e agora de novo mesma coisa tipo arquivo fechar o underline estado de conservação a mesma coisa igual selecionei aqui copiei de novo gerenciador de nomes novo underline estado estado pode ser que era o nome né Tem estado vou colocar em refere-se a fechar aqui igual underline.
Estádio Ok então tá feito a gente fez essa técnica que a gente vai usar na tabela depois agora em documentos voltar para documentos então em documentos a gente vai criar nossa tabela principal que é onde a gente vai ter as nossas informações então ok então aqui na linha 9 você vai colocar aqui em B9 Vamos criar os seguintes Campos sequencial tá documento você vai botar uma descrição do que que é o documento tipo de arquivo a gente vai trazer aquela lista que a gente viu.
Agora pouco tipo de arquivo descrição mais uma descrição do documento né proprietário se você quiser criar mais uma tabela de configurações para proprietário também pode tá local do arquivamento que a gente vai pegar de lá também e agora eu vou colocar então a rua prédio andar tá caixa que aquela caixa que a gente viu antes lembrando daquele modelo que a gente acabou de mostrar no começo né Rua prédio andar e aqui a caixa tivesse mais.
Uma caixa dentro do mesmo andar né arquivamento quando que ela foi arquivada esse vai ser um campo de data tempo vai calcular então quanto tempo que essa caixa está lá esse documento está lá conservação como é que está Está bom ou ruim naquela lista lá e digitalizado para saber se ele foi digitalizado ou não ok quer dizer aqui de novo agora eu vou selecionar tudo isso e vou pressionar então ao TTA mas primeiro.
Deixa eu colocar um tipo deles para cada um deles para ficar já pegando os tipos no começo tá Dock um aqui eu posso fazer assim posso fazer assim igualzinho vai ser o número da linha que eu tenho ali deixa eu aumentar aqui para você ver vai ficar automático tá igualzinho abre faz diferença vai pegar e retornar a linha 10 menos lin abre parênteses a linha que eu tenho no começo aqui tá eu vou travar essa linha aqui do começo do Inter deve ficar um quando puxar para baixo ele vai pegar a linha 11 - 9 2 3 e por aí vai.
Do que um tipo do arquivo Então a gente vai pegar aquele underline um tipo de arquivo que a gente tinha lá dados validação de dados lista igual underline tipo arquivo tem que pegar o nome certinho senão não vai dar certo tipo arquivo ok tipo arquivo peguei copiei aqui de novo dados validação de dados e aqui em fonte eu vou colocar igual a gente Tipo aqui tá então aqui ele já.
Vai aparecer Então a nossa lista aqui em descrição você pode colocar qualquer texto texto Um por exemplo proprietário vou botar texto em RH local do armazenamento igual a mesma coisa tá underline local armazenamento vou copiar ele aqui de novo da atualização de dados lista e igual ao local armazenamento aí vai pegar aqui por exemplo salão em prédio andar Rua você pode colocar o texto se quiser eu vou colocar como um prédio um andar um a caixa um por.
Exemplo Tá mas poderia ser a b c d como você quiser se quiser colocar com textos também não tem importância aqui vai ser um campo de data vou botar um do um 2023 o tempo que ele está ali um do um do 23 então aqui no tempo a gente vai simplesmente fazer hoje menos adapta do arquivamento que a gente tem ali tá então ele vai retornar assim por exemplo 5 do 8 1900 como você quiser como dar ele aqui control 1 tá ou o botão direito ou contra um formatar células aqui você vai vir um número pode botar geral ele vai aparecer 218 Mas.
Você pode vir aqui personalizado também fazer mais legal pode colocar aqui por exemplo botar uma formato desse aqui sem
Caso desse mais com separador e aqui eu posso colocar no final dias por exemplo tá só vai ter que colocar entre aspas duplas dias e daí vai aparecer assim ó 218 dias ele vai continuar sendo um número posso fazer somas com eles o que você quiser com essa informação mas ele tá entendendo ali ele deve ficar formatado né como um número tá bom deixa exibir também a barra de.Ferramentas em pessoas que gostam de ir por ali então fica por ali fica bom também então a mesma coisa que com conservação então estado acho que era né Igual underline é listado foi colocado só ok e que eu vou colocar então de novo dados validação de dados lista e igual em estado tá ali bom ruim danificado como foi digitalizado sim ou não daí aqui na lista de novo dados validação de dados você vai colocar apenas lista vai botar sim pode vírgula.
Não vai dar um ok e vai aparecer ali então sim ou não digitalizado sim ou não tá bom tá aqui nosso formato Então tá tudo pronto você vai vir aqui coloca da alinhamento que você deseja para todos eles que você vai vir aqui seleciona tudo o altta agora tem que cabeção vou dar um ok ele vai pegar o nosso formato aqui então vou botar esse formato aqui tá aqui eu aumentei a altura da Linha tá vou ter 27 para todas elas aqui em Design da tabela.
Você vai colocar o nome para ela por exemplo tem documentos muito bem clica aí a nossa informação tudo prontinho Ok deixa pegar mais algumas informações aqui para a gente colar né nas informações valores ali e agora a gente tem essa lista ali Como já estava pegando né a lista das locais ali também ele já vem puxando Toda vez que você tiver uma nova linha dá um Tab ele já vai pegar nova linha automaticamente vai trazer as listas todas prontas o que tiver lista né E daí.
Você pode vir aqui e preenchendo a informação Ok então perfeito contra o menos muito bem e daí também quando tem fórmula tudo isso ele já deveria ter puxado você deixou um enter aqui o tempo aparentemente era uma fórmula aqui mas ele perdeu e aqui ele ficou Então nesse caso aqui eu vou fazer de novo igual hoje menos igual hoje menos a data de arquivamento para baixo pronto não sei porque que ele apagou.
Anterior agora tá puxando certinho não tava ali e daí quando você colocar aqui ele automaticamente vai colocar ali então também tá bom perfeito Então tá montado aqui você vai clicar aqui em exibir congelar painéis congelar ele vai congelar Então a nossa lista para ele ficar travado assim começar Toda vez que rodar para baixo então ele vai ficar aparecendo assim Além disso eu vou colocar aqui inserir segmentação de dados para fazer filtros.
Automáticos aqui apenas ao clicar tá então eu vou colocar aqui por tipo de arquivo vou selecionar também por proprietário e por local do arquivamento vou dar um ok aqui ele criou assim para gente pegar eles aqui puxar para cá botão direito configurações também propriedades vou aumentar aqui em posição layout vou botar duas linhas vou puxar aqui e vou deixar ele aqui em.
Cima logo acima da nossa tabela então tudo que o filtrar Agora ele já vai puxar aqui vai filtrar automaticamente quero ver sua lista de presença só recibo o que for proprietário mesma coisa vou vir aqui também vou colocar duas colunas tocando arquivamento aqui você pode fazer para deixar assim como se desejar tá coisa interessante clica sobre eles e também define aqui em propriedades para não mover ou de mencionar com células chamar que já vem marcado a gente coloca.
Aqui porque daí assim quando for feito alguma ajuste aqui ó ele não vai mexer ali no segmentação de dados ao topo ok então agora quando o filtro ele é automaticamente vai trazer aqui as nossas informações e você também pode fazer mais uma coisa botão direito configurações segmentação clica aqui ó esse item ocultar e tem sem dados isso fará com quando eu filtrar aqui ele vai mostrar apenas os dados apenas aqueles que tem dados se não metralhado então.
Marcar ele aqui ó com o tal ele tem sem dados mesma coisa aqui também pronto quando o filtro agora ele vai mostrar apenas aqueles itens que tem dados ali não vai aparecer filtros desnecessários ok muito bem aqui ao lado eu vou colocar então na coluna L eu vou escrever Docs para saber quantos documentos eu tô retornando e aqui no coluna n eu vou colocar então igual sub Total deixa eu colocar alinhado aqui igual sub Total abre parênteses nele.
Então vou passar uma contagem de valores então contar valores três aqui ponto e vírgula e vou mandar ele contar Então os valores aqui contar a informação que eu tiver aqui por exemplo por exemplo pode ser o ID tá só isso isso fará com que ele retorna sempre a quantidade de visíveis que eu tenho aqui então quando eu filtro ele automaticamente vai mostrar apenas aqueles que estão filtrados devemos mostrar a quantidade documentos que eu tenho por exemplo em cada uma da sala te dando mais uma.
Informação ali tá muito bem Tá Feito então aqui o nosso controle principal as configurações e os documentos e agora a gente já pode trabalhar então nos cálculos e no dashboard tá bom tem informação tá pronta basicamente é isso aqui o nosso controle Toda vez que você for tirar um documento de lá foi pegar um documento você já sabe exatamente onde está tá você pode colocar eles por aqui para saber então Qual rua que tá pré de andar caixa arquivamento você pode colocar também uma coluna para dizer quem foi que retirou se foi.
Retirado ou não para saber que tá fora essa informação que tá fora que alguém tirou aquela caixa de lá essa grande tá se você quiser pode fazer esse tipo de modificação também agora vamos em cálculos em cálculos eu não criei um atalho aqui tá porque esse aqui é uma coluna uma guia que normalmente ocupa uma planilha né que normalmente fica oculta e daí eu vou fazer aqui os nossos cálculos aqui a partir dela e a partir desses cálculos é que a gente vai montar o dashboard então como eu falei em outra aula quando a gente trabalha com.
Planície com de uma forma profissional com Excel a gente sempre coloca as coisas separadas então aqui em configurações eu só tenho essas tabelas de configuração em documentos eu tenho documento modelo é só um modelo para mostrar para exibir né O que que o que deve ser feito então mesmo assim que é só uma imagem e fica separado um cálculos eu vou ter só os cálculos e no dashboard eu vou mostrar apenas o dashboard não vai ter nenhum cálculo ali então é tudo bem separado de uma forma mais organizada e fácil também de manutenir Tá bom então seguir sempre essa empresa do procedimento que eu tô.
Mostrando aqui eu mostrei numa aula anterior também uma aula onde eu mostro como criar pelo menos profissionais então sempre você pode seguir esse processo vai ficar fácil de você trabalhar mais fácil você trabalhar proprietários então eu vou criar aqui uma lista para saber quanto que eu tenho por proprietário quanto que eu tenho do RH quanto que eu tenho financeiro enfim por aí vai Inserir a tabela dinâmica documento você selecionar Nossa tabela com o cabeçalho vou dar um ok e vai aparecer assim para você então aqui você vai puxar o.
Proprietário que tá aqui em cima vai puxar para cá e daí ou qualquer Campo que você quiser você pode puxar para valores ali que ele vai fazer uma contagem Então vou botar a quantidade e que eu vou botar proprietário Total Geral vou tirar botão direito então opções tabela dinâmica já vou marcar aqui o que eu não quero ajustar automaticamente desmarca isso tá preservar a formatação tem problema Total vou tirar os totais também e vai ficar assim tá então tá feito aí ó então quando atualizar ele já vai ficar certinho aqui nesse tamanho então.
Mexer muito mais coisa feito então aqui quando der um Alt F1 ele já automaticamente já cria uma tabela tá que depois a gente vai criar as tabelas para cada um deles Ok mas o que a gente já tem uma tabela pronta basicamente tabela quantidade que eu tenho por proprietário depois a gente monta a tabela pronta conservação A Conservação conservação e quantidade Digamos que você sempre vai ter ali três tipos só né bom ruim ou danificado vamos dizer que você tem esses três tipos.
E aqui então eu vou criar uma tabela também ao lado vou colocar ela aqui ao lado para a gente poder trabalhar então quer ser bom ruim danificado para poder fazer essa quantidade para sempre eu quero que apareça os três por isso que eu fiz desse jeito tá Para que tenha sempre as três sempre bom o ruim danificado para saber mesmo que seja zero apareça lá tá então você pode fazer assim ó botão direito eu copiei a tabela dinâmica mostrar lista de tabela vou desmarcar a proprietário e aqui eu vou pegar o estado né.
Tá do conservação acho que é ruim já apareceu ali pode puxar essa conservação que é que não é um campo de um campo que pode ser utilizado como Contagem aqui então conservação pode botar assim bom ou ruim ficou assim perfeito agora em quantidade eu vou fazer sim igual soma C abre parênteses quem que eu quero somar tenta perguntando intervalo e critérios bom intervalo que eu quero somar isso aqui vamos dizer que fosse até é muito mas vou botar 30 aqui por exemplo tá tudo que tiver aqui quando.
For igual a bom então vou marcar esse bom aqui eu vou marcar F4 e vou travar somente coluna ali ponto e vírgula agora qual a nossa intervalo de soma aqui até a 30 F4 e F4 aqui também e fecha parêntesis tá então só tô somando quando for igual a bom por exemplo também o enter é bom ruim danificado tá ali então também a mesma coisa quando eu selecionar aqui dá um filme já vai criar o nosso gráfico depois a gente faz isso.
Dentro do Dash hoje vamos controlar aqui vamos continuar pensando por aqui primeiro Tá bom vamos continuar aqui então digitalizado deixa eu salvar isso aqui também né que é bom a gente salvar f12 Vou botar aqui aula só para a gente não perder nada né agora em digitalizado vou copiar esse mesmo aqui vou colar para o lado em digitalizado que esse campo no final.
Vou tirar A Conservação vou marcar digitalizado e pode puxar para cá também digitalizado tá quente quantidade e digitalizado sim ou não tá esse aqui só vai ter sim ou não mesmo tem importância mesmo uma coisa só dá um Alt F1 ele já vai fazer por que que eu tô copiando tabela dinâmica porque eu não preciso ir lá de novo né Pegar informação e também já fica mais fácil porque em opções tabela dinâmica ele já estão marcadas opções e tirar o filtro totais então fica fácil não preciso fazer isso toda.
Vez tá bom agora em tempo eu vou colocar aqui quanto tempo que ele tá lá vou botar aqui Dias quantidade e vou colocar por exemplo quantos que estão a 30 dias a 90 dias a 150 Dias 210 Dias 270 Dias 330 360 ou mais disso tá então a gente vai somar isso aqui para isso mesma coisa eu vou criar uma tabela dinâmica ao lado tá isso aqui no.
Que pode ser eu vou colocar ela então aqui e vou pegar então que ela soma aquele total de dias que nós temos lá eu vou puxar isso para cá vou fechar vou pegar aquele total de dias que nós temos lá tempo que tá aqui daí vai aparecer a quantidade ali todos aqueles que estão 97 Dias 130 Dias Lembrando que isso é um número apesar da formatação Eu lembro que é só uma formatação não é um texto escrito Dias ali por isso que eu consigo somar senão não conseguiria somar olha ali perfeito muito bem então agora nós vamos somar aqui Quantos que nós temos entre 30 e 90.
Para isso eu vou fazer assim igual soma 6 abre parênteses vou pegar então qual é o intervalo de soma essa coluna vou botar até mil por exemplo F4 F4 ponto e vírgula Alt Center para quebrar a linha fica melhor no intervalo de critérios Então eu quero que ele seja entre 30 e 90 certo então que seja maior igual a zero até 30 né E até 90 tá bom vamos dizer que seja zero até 30 até 90 tá bom então eu vou pegar aqui então tudo que.
For é normal que 30 até 90 então aqui eu vou botar F4 e F4 ponto e vírgula então eu quero tudo que seja até 90 eu não preciso colocar né que seja o maior que 30 porque ele já vai pegar né Marco Zero até 30 então vou botar aqui quando ele for menor fecha aspas duplas que 90 certo vou dar um travar somente na coluna e assim vai ficar tudo que for menor que 90 Então vai estar na faixa do 30 certo 30 até 90 fechei.
Parênteses está ali agora eu quero tudo que tá entre 190 e 150 então vou fazer a mesma coisa quase a mesma coisa soma seis abre parênteses4 ponto e vírgula Qual é a nossa coluna então de critérios de novo vai ser coluna R até o 1000 Opa Então o meu através de novo aqui ponto e vírgula Qual é o critério então que ele seja obriga parênteses duplas maior igual aliás maior que .
É 90 né Maior Que 90 é igual que 90 que 90 F4 agora vou travar somente a coluna aqui ponto e vírgula que seja menor e 150 vou selecionar então aqui até o 1000 F4 F4 aqui de novo ponto e vírgula que seja então menor fecha suas duplas e Comercial que 150 e agora eu vou travar somente a coluna de novo tá então vai.
Ficar entre 90 maior igual que 90 e Menor 150 não entra e daí ele vai botar então que tem dois que estão nessa faixa que são esses dois aqui agora eu posso copiar todos eles até aqui certo e agora eu tenho todos esses aqui e agora quando for maior que 360 360 ou mais né então já tem até o 360 tá ali mesma coisa que esse aqui então basicamente pode até copiar ele aqui então se você quiser só que a única diferença que eu vou botar aqui que seja maior igual maior.
